Di che si tratta?
Si vendono più stanze di quante realmente disponibili. Ciò capita principalmente d'estate, quando entrano molte prenotazioni nello stesso giorno (e molte volte chi prenota prende più di una stanza, es. per un gruppo di persone) e l'ufficio booking non ha ancora inserito le prenotazioni nel sistema (o nel planning) oppure semplicemente quando la realtà alberghiera è talmente piccola che bastano 3 prenotazioni di stanze multiple per entrare in panne.
Ora direte "basta rispondere che non vi è alcuna disponibilità". Si, d'accordo. Ma il rischio principale di entrare in Overbooking non è tanto dovuto alla velocità degli addetti dell'ufficio booking nell'inserire le prenotazioni, ma soprattutto sta nel diminuire (preventivamente) la disponibilità delle camere nei siti delle agenzie di viaggio/portali di viaggio (es. Booking.com / Hotel.com / Expedia ecc ecc).
Anche perché, le prenotazioni entrate da siti esterni (e quindi non dirette dal sito dell'hotel) sono molto più antipatiche, visto che generalmente il cliente paga in anticipo tutto il soggiorno. Che seccatura, ricevere dopo un paio di ore (o peggio un paio di giorni!) la risposta da parte del portale che non c'è disponibilità nell'hotel scelto.
Come evitare di entrare in Overbooking?
Non racconto nulla di nuovo, ma possibilmente posso aiutare qualche receptionist o addetto al booking alle prime armi elencando questi semplici consigli:
1. CREAZIONE DI UN PLANNING SETTIMANALE A PARTE
Io attraverso Excel mi sono fatta un semplicissimo schema settimanale con il numero delle stanze (e la tipologia, es. tripla, quadrupla) nella prima riga verticale, e le date (da settimana in settimana) nelle prime righe orizzontali.
Quindi mi sono creata tante cartelle quante le settimane di un anno, in modo tale da poter passare da settimana in settimana senza troppi problemi.
Nelle caselle corrispondenti mi scrivo l'agenzia prenotante, il nome del cliente, la disposizione della camera (Dus, Doppia...) ed il prezzo pagato.
Questo planning, creato in modo semplice, mi permetterà quindi anche di creare statistiche sui guadagni, sulle nazionalità o qualsiasi altra cosa mi venga in mente.
Appena capisco come poterne inserire uno nel blog ve lo metto volentieri a disposizione
2. CREARSI UN FILE CON LE DATE DA TENERE D'OCCHIO
Non bisogna aver lavorato in Hotel da anni per capire che a pasqua, il 25 aprile o per San Valentino (e qualsiasi altra festività) possa esserci il pienone in Hotel. Per questo potrebbe essere utile crearsi un file con tutte le date delle festività (includendo ovviamente anche giorni che dispongono già di molte prenotazioni o giorni che potrebbero avercele) e aggiungere altre date man mano che se ne presenti la necessità.
Cosa fare? Basta creare su excel una tabella con a sinistra la colonna delle date, e sopra i nomi dei portali dove è presente il B&B o Hotel. Cosi, se devo chiudere le disponibilità nei portali, ce li ho tutti a portata di mano e non rischio di dimenticarne qualcuno (legge di murphy insegna, che se dimentichi di chiudere le disponibilità in un portale solo, anche se possibilmente non sono mai arrivate prenotazioni, sarà proprio quello ad inviarti una prenotazione!)
Bene, questi sono i 2 punti più importanti per evitare di entrare in Overbooking, tenendo cosi' portali e stanze sotto controllo. Poi ovviamente, se si vuole anche monetizzare il tutto, si dovrebbe cercare di vendere le camere per quello che sono (una quadrupla per 4 persone, una doppia per 2 ecc) e non riempire la struttura vendendo tutte le camere a ospiti singoli.
NEL CASO SI ENTRI IN OVERBOOKING
Se il danno è stato fatto, non fatevi prendere dal panico. Cercate di trovare accordi con Hotel o B&B nei pressi della vostra struttura. Gli accordi di riprotezione funzionano - si tratta di un accordo tra alcuni Hotel che permette di far pernottare i proprio clienti presso l'altra struttura tenendo invariato il prezzo accordato. Quindi se nel mio Hotel il cliente pagava 59 Euro per una camera singola, e nell'hotel accanto (possibilmente di pari qualità o superiore) la stanza costa generalmente di più, si concede comunque il prezzo di 59 Euro. Ovviamente, se l'altro Hotel dovesse aver bisogno di un favore, bisogna concederlo.
E' anche vero che non bisogna cullarsi della disponibilità di altri alberghi: vanno bene le eccezioni di over-booking, non deve certo diventare un abitudine!
